Um lead chega. Manda mensagem, pergunta sobre um imóvel, demonstra interesse real. O corretor responde, conversa um pouco, e depois disso o lead simplesmente some do radar. Ninguém decidiu abandonar aquele contato. Ele só foi ficando pra depois, até virar mais um número na planilha que ninguém mais abre.

Isso não é falha do corretor. É ausência de sistema. Numa operação sem processo definido, cada lead depende da memória e da disposição de uma pessoa só. Quando ela está ocupada com um cliente quente, os outros 20 contatos mornos ficam esperando. E lead que espera, esfria.

O ciclo de 90 dias: três fases, um responsável por vez

O método que uso em implementação parte de uma ideia simples: todo lead tem um prazo, e dentro desse prazo, sempre existe alguém (ou alguma automação) responsável por ele. Ninguém fica solto.

Nos primeiros 30 dias, o lead é do corretor. Ele atende pelo próprio WhatsApp, e o sistema cuida do que a memória humana esquece: se o corretor fica 7 dias sem atualizar aquele contato, chega um alerta perguntando se ele quer manter o lead ou liberar pra reativação. Se o lead não responde, entram fluxos automáticos de follow-up, com mensagens espaçadas ao longo de duas semanas, sempre pelo número do próprio corretor.

Do dia 30 ao dia 45, quem não converteu sai da carteira do corretor original e entra numa roleta interna: cada corretor da equipe recebe o contato, com o histórico completo, e tenta uma abordagem nova. Muita gente que não responde pra uma pessoa responde pra outra, simplesmente porque é uma voz diferente.

Do dia 45 ao dia 90, quem sobrou passa a ser abordado pelo número oficial da imobiliária, em tom institucional. É a última tentativa antes de arquivar. E arquivar não é jogar fora: depois de alguns meses, esse lead volta a ser elegível pra um novo ciclo, com todo o histórico anterior preservado.

O ponto central não é a IA nem a automação em si. É o prazo. Todo lead sai do sistema de um jeito: convertido, ou arquivado pra tentar de novo depois. Nenhum fica esquecido indefinidamente numa conversa que ninguém mais vai abrir.

Os números que mostram se o funil está funcionando

Sistema sem métrica é opinião. Três números decidem se a operação está saudável:

CPL (custo por lead): quanto custou cada contato gerado via tráfego pago. Sem esse número, não dá pra saber se o funil é rentável ou se está queimando orçamento.

Taxa de conversão: a média nacional gira em torno de 1,3%, e a maioria das imobiliárias sem sistema converte entre 0,3% e 1% dos leads em venda. Com atendimento estruturado e follow-up automático, esse número sobe pra faixa de 3% a 5%. É a mesma quantidade de leads entrando, só que menos vazando pelo caminho.

ROAS: quanto retorna em venda pra cada real gasto em anúncio. Abaixo de 3 pra 1, o funil de tráfego está sustentando a operação sozinho, sem folga pra crescer.

O erro mais caro: tentar resolver contratando mais gente

Quando a conversão cai, a reação comum é contratar mais corretor. Só que se o problema é vazamento de lead por falta de processo, um corretor a mais só significa mais gente sem sistema, cometendo o mesmo erro em paralelo. O custo fixo sobe e o vazamento continua.

Antes de aumentar o time, vale auditar onde exatamente o lead está sendo perdido: na demora do primeiro contato, na falta de follow-up, ou na ausência de qualquer critério pra saber quando um lead está realmente frio. Esse diagnóstico custa uma conversa. Contratar errado custa meses.